En el mundo de hoy y en nuestra vida cotidiana, el cambio es lo único constante que conocemos.

Decimos que el cambio es lo único constante en este mundo, pero ¿alguna vez nos preguntamos si realmente necesitamos pasar por ese cambio?

Algunos cambios dejan un impacto positivo y otros, negativos. Al pensar en los impactos y cambios, un pensamiento viene a la mente: ¿es posible conocer el impacto de un cambio antes de que se ejecute ese cambio? La respuesta es sí’.

Pero entonces, la siguiente pregunta lógica es: ‘¿CÓMO?’  Igualmente importante es la necesidad de tener un marco organizacional para ejecutar el proceso. Una mala ejecución puede socavar la efectividad del proceso. Seguir un proceso diligentemente deja un gran impacto en toda la organización, ya que demuestra las capacidades de ejecución.

Consideremos un ejemplo de servicios de infraestructura.

Un cliente desea que el ancho de banda existente de 100 Mbps se actualice a 500 Mbps, ya que el ancho de banda existente es insuficiente para el negocio. El cliente plantea una solicitud al proveedor de la infraestructura y proporciona una justificación para el cambio.

¿Qué es lo primero que debe hacer el proveedor de infraestructura aquí? El proveedor de infraestructura primero necesita analizar la solicitud de cambio con los equipos internos, tales como Ventas, Operaciones, Administración y Soporte.

Además, también deben comprender el impacto de este cambio, si corresponde, en otros servicios prestados al cliente. Supongamos que están ofreciendo servicios de voz en la misma infraestructura. La actualización del ancho de banda puede tener un efecto adverso no deseado en ese servicio de voz.

¿Qué cambios se requieren para actualizar el ancho de banda de 100 Mbps a 500 Mbps? ¿Es el cambio un pequeño cambio o uno grande en el que se requieren cambios de infraestructura en ambos, el cliente y el proveedor terminan? ¿Cuál es el impacto de esta solicitud de cambio en el precio del servicio? ¿Las aplicaciones finales del cliente están diseñadas para aprovechar el ancho de banda aumentado?El gerente de cambios debe analizar todos estos aspectos de antemano y luego programar una reunión de clientes con estos detalles y el plan para implementar el cambio.

Durante la reunión, el gerente de cambio debe analizar estos aspectos con el cliente y otras partes interesadas para asegurarse de que todos entiendan estos aspectos.

Relacionar esto para cambiar la administración, entender el problema del cliente, reproducirlo y analizar el impacto del cambio en otras partes del producto o servicio es de suma importancia. Cuando un cliente plantea una solicitud de cambio para la personalización adicional de su producto, lo primero que el equipo debe hacer es comprender el requisito de este cambio. El requisito aquí es agregar personalización a un producto existente consumido por el cliente. El gerente de cambios, junto con los expertos técnicos, deberían trabajar juntos en el requisito y presentar un informe detallado de los riesgos, impactos, etc. Una vez que se conocen los detalles, se debe llevar a cabo una reunión con el cliente para explicar los detalles junto con los riesgos y el impacto.

Es necesario obtener la aprobación del cliente para implementar el cambio.

Los cambios primero deben llevarse a cabo en un entorno de prueba. El equipo de cambio debe realizar las pruebas iniciales antes de entregar el entorno al cliente. Una vez que se libera el sistema, el administrador de cambios debe asegurarse de que el cliente realice las pruebas de aceptación del usuario. La firma de UAT es un artefacto importante en el proceso de gestión de cambios.Una vez que se obtiene la aprobación ejecutiva para implementar el cambio en el sistema de producción, es crucial implementar el cambio con planes de despliegue y retroceso. Los planes de retrocesión son necesarios para garantizar que, en caso de que el cambio falle, el sistema pueda volver a subir inmediatamente sin afectar negativamente al negocio del cliente.

Para implementar el cambio en el sistema de producción, los pasos deben ser los mismos que para el entorno de prueba. El gerente de cambios debe asegurarse de que las partes interesadas requeridas realicen las pruebas Go-Live a fondo.

Finalmente, la aprobación de un cliente para el cambio exitoso es un artefacto necesario para cerrar el cambio. Es imperativo que los cambios se implementen de tal forma que exista un impacto mínimo en los procesos comerciales del cliente y que no haya sorpresas para ninguno de los grupos de interés. Un proceso de gestión de cambios bien planificado y ejecutado es una piedra angular de los cambios exitosos. El objetivo de la gestión del cambio es garantizar que los cambios en los servicios de TI se implementen de forma que se minimice el impacto en la empresa. Cortar esquinas bajo la apariencia de eficiencia o agilidad dañará no solo el proceso de gestión del cambio, sino también el negocio del cliente.

Un proceso de gestión del cambio bien diseñado, respaldado por una sólida ejecución, da sus frutos con el paso del tiempo.

 

Noticia: BMC