¿Qué herramientas tecnológicas utilizas para realizar tu trabajo a diario? ¿Y semanal o mensualmente?

Probablemente no sea una lista corta…

En cambio, a veces te das cuenta de que una herramienta que habías olvidado es mucho mejor para una tarea concreta que la herramienta que has estado usando.

Nos ha pasado a todos.

Desde la perspectiva de la empresa, las herramientas infrautilizadas son un desperdicio y un riesgo.

Estas herramientas podrían presentar riesgos de seguridad o problemas de cumplimiento, costar más que su valor para la empresa y reducir la productividad.

Pero mantenerse al día con las innumerables herramientas (activos) no es una tarea fácil.

Aquí es donde entra en juego la gestión de activos de TI (ITAM).

¿Qué es la gestión de activos de TI?

La gestión de activos de TI es una práctica de TI que tiene como objetivo controlar todos los activos de TI, con el fin de evaluar cuándo se deben realizar cambios e identificar qué cambios realizar. La gestión de activos de TI le ayuda a obtener visibilidad de sus activos para ver el valor entregado por cada pieza.

Podemos resumir las dos actividades principales del ITAM como

  1. Seguimiento del valor financiero de cada activo, es decir, cuánto valor proporciona el activo a la empresa.
  2. Determinar cuándo actualizar / retirar / vencer los activos debido a la depreciación o al final de su vida útil.

La parte complicada es que ninguna de estas actividades es particularmente fácil. Es por eso que las empresas a menudo luchan o fracasan por completo en los esfuerzos del ITAM.

Afortunadamente, no tiene por qué ser así.

Las mejores prácticas de ITAM pueden reducir el riesgo, aumentar el ROI e incluso promover la colaboración entre equipos cuando sea necesario, implementando solo las herramientas más útiles para prácticas como DevOps , ChatOps y más.

Tipos de activos de TI

Entonces, ¿cuáles son exactamente los activos de TI que administrará? 

Es una categoría grande, por lo que la práctica de ITAM puede ser difícil de manejar.

Un activo se define como todo lo que es útil o valioso dentro de un producto o servicio. Este valor generalmente se determina financieramente: cuánto cuesta un activo frente a cuánto ahorra.

Si esta definición lo abarca todo, no está equivocado. 

Como explica Joseph Mathenge , “un activo podría ser el capital de su empresa o el conocimiento dentro de la cabeza de un desarrollador”. 

En términos generales, los activos de TI pueden incluir:

  • Hardware
  •  Componentes de la infraestructura de red
  • Software local
  • Servicios y soluciones a los que se suscribe (SaaS, IaaS, PaaS, etc.)
  • Intangibles (conocimiento, patentes, etc.)

Obviamente, algunos de estos son más fáciles de administrar que otros: es bastante fácil rastrear los componentes de hardware, pero ¿cómo rastrear el conocimiento que una persona o equipo puede tener? Y, con el crecimiento explosivo del software basado en la nube, puede imaginar lo difícil que podría ser el seguimiento de todas las opciones.

Es por eso que categorizaremos los activos en función de algunos factores, como:

  • Velocidad: estática vs rápida. Un activo de baja velocidad, como un rack de servidores físicos, probablemente permanecerá en su centro de datos durante años. Un activo de alta velocidad, como una instancia de servidor en la nube, puede existir por solo unos minutos u horas. ¿Cómo afecta la velocidad a las adquisiciones, aprovisionamiento, retiro, etc.?
  • Consumo: individual vs compartido. Un activo individual (computadora portátil, teléfono celular) suele ser utilizado por un grupo muy pequeño de personas, pero los dispositivos admiten innumerables funciones y servicios. Por el contrario, muchas personas utilizan un servidor de forma indirecta, pero es probable que respalde solo un servicio.

Nombres y prácticas relacionados para el ITAM

Debido a sus interacciones directas con su inventario de hardware y software, ITAM también se conoce a veces como administración de inventario de TI .

Es posible que también escuche que la administración de activos está correlacionada con la administración de la configuración , particularmente en la práctica de ITIL® 4 . La principal diferencia entre la gestión de activos y la de configuración es que la gestión de configuración rastrea las relaciones entre los componentes que prestan servicios, mientras que la gestión de activos se ocupa de todos los activos.

El proceso del ITAM es mucho más amplio.

Beneficios del ITAM

La práctica de la gestión de activos de TI (ITAM) no es poca cosa. Pero, cuando se ejecuta correctamente, ITAM puede generar grandes retornos de la inversión.

Una hábil gestión de activos de TI significa que su empresa puede:

  • Reducir los riesgos de seguridad, las lagunas y las vulnerabilidades.
  • Hacer cumplir los requisitos de la industria a través de políticas de seguridad organizacionales.
  • Aumentar la eficiencia y mejorar la productividad: los empleados pueden realizar el trabajo cuándo y cómo lo necesiten.
  • Minimizar los costes generales, especialmente con licencias, renovaciones y soporte.
  • Mejorar el servicio al cliente gracias al acceso optimizado a los datos.
  • Reasignar recursos infrautilizados.
  • Ofrecer transparencia en la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones.
  • Aprovechar la tecnología de vanguardia sin perder de vista el panorama general.

¿Quién es el administrador de activos de TI?

Los administradores de activos de TI son los dueños de la práctica de ITAM. 

Son responsables de:

  • Encontrar problemas de TI
  • Determinar e implementar soluciones óptimas a esos problemas.

Entre sus actividades se incluyen:

  • Usar un registro de activos para etiquetar y rastrear las ubicaciones y el estado de los activos.
  • Administrar licencias de software para garantizar el cumplimiento y el valor.
  • Seguimiento de los costes de los componentes y servicios de la nube.
  • Auditoría de valor financiero y cumplimiento de seguridad.
  • Administrar o crear políticas para terminales y dispositivos móviles para garantizar la seguridad y el cumplimiento.
  • Manejo de activos dados de baja de acuerdo con políticas financieras y de seguridad de datos.

Los administradores de activos de TI deben buscar constantemente responder a las siguientes preguntas:

1 – ¿Que tenemos? ¿Qué necesitamos?

  • Llevar un registro del hardware y software que tiene actualmente su empresa.
  • Seguimiento del estado de esos activos, incluido qué tan bien se están utilizando.

Tener una lista de cada PC de escritorio propiedad de la empresa no proporciona mucha información valiosa sin saber:

  • El estado de conservación
  • Cuantos están en uso
  • Qué tan bien ayudan a lograr los objetivos comerciales

Sin información detallada sobre cómo está utilizando los activos individuales, no puede comprender si sus inversiones en TI están dando sus frutos.

Esta idea no se limita al hardware. ITAM se aplica a todas las licencias de software o servicios a los que tenga acceso su empresa. Descubrir los datos de utilización y mantener registros detallados de las condiciones y el rendimiento de los activos de TI proporciona información invaluable para tomar decisiones sobre lo que está funcionando y en lo que se debe trabajar. Si la empresa está pagando por un software que actualmente no se utiliza mucho, si es que lo hace, es una señal clara de que hay que hacer algo.

Las situaciones de gestión de activos de TI pueden ser así de claras, pero suelen ser más sutiles. Por ejemplo, muchas personas dentro de la organización pueden usar algún hardware o software, pero puede haber opciones competidoras disponibles en el mercado que podrían proporcionar más utilidad o costar menos.

Por supuesto, la utilidad y el coste son solo una parte del contexto para la toma de decisiones. La implementación de nuevo hardware o software conlleva sus propios gastos y complicaciones, como costes de capacitación o problemas de compatibilidad.

Ahora que tiene un control sobre el estado de sus activos, es hora de preguntar sobre el momento oportuno.

2 – ¿Cuándo deberíamos hacer el cambio?

La realidad de la tecnología es que eventualmente todo quedará desactualizado. El hardware se degrada, el soporte del software decae y los nuevos avances continuamente hacen que la tecnología de vanguardia parezca un ábaco antiguo.

El éxito a menudo proviene de anticipar la necesidad y prepararse para ella con anticipación. Al sector de la tecnología le gusta mucho mantener a sus clientes al tanto de los nuevos avances que se avecinan. Esto hace que el aspecto temporal de la gestión de activos de TI sea algo predecible.

Observe el hardware y el software actuales que utiliza su organización. Luego, analice los tipos de ganancias que podría obtener si la actualización es una parte esencial del ITAM. 

Considere, por ejemplo:

  • Que realizar una gran actualización de hardware justo antes de que se publique una actualización de producto podría hacer que su empresa gaste una cantidad significativa de dinero en máquinas que quedan obsoletas casi de inmediato.
  • Por otro lado, es posible que la tecnología más nueva no valga la pena por el aumento de precio si los modelos más antiguos sirven a la empresa igual de bien.

Hay momentos en los que la tecnología, preparada para dar un pequeño paso, da un salto sorpresa hacia adelante. Estos casos pueden requerir una reevaluación del tiempo de actualización. Pero planificar los factores conocidos lo preparará mejor para lidiar con lo desconocido. Para hacer esto, cualquier buen administrador de activos estará atento al mercado de hardware y software de TI para:

  • Predecir caídas de precios.
  • Planificar el momento de los trabajos de reparación, las compras o las actualizaciones.

3 – ¿Cómo debemos abordar esta situación?

Una vez que ha decidido que necesita un cambio y cuándo, hay que plantearse ¿cómo lo haremos? 

Considere si la compra de un nuevo producto en el momento en que sale al mercado:

  • Proporciona una ventaja competitiva, o
  • Haga que su empresa pague para ser probadores beta para plataformas plagadas de errores.

Ese ejemplo ilustra cuán crítico es “el cómo”.

Esperar a que se lance un nuevo producto para poder comprar los modelos más antiguos pero aún capaces con grandes descuentos podría ser la mejor opción en ese momento. Mejor aún, tal vez podría actualizar el hardware existente con un par de componentes nuevos o restaurar parte del hardware almacenado en su lugar.

Determinar el mejor curso de acción para responder a los problemas de los activos de TI es una tarea difícil pero imperativa que puede generar grandes retornos de las inversiones en TI de la organización.

El qué, cuándo y cómo de la gestión de activos de TI juega un papel enorme en el éxito de toda la organización. 

Tomar estas decisiones de manera inteligente e informada requiere datos detallados y análisis de todos los activos de la empresa y cómo se están desempeñando esos activos para las necesidades específicas de su organización.

Herramientas de gestión de activos

Los expertos de ITAM suelen identificar dos tipos de herramientas que son fundamentales para una gestión de activos exitosa:

  • Herramientas de descubrimiento e inventario. Las herramientas de descubrimiento están destinadas a proporcionar visibilidad a sus activos. Estas herramientas rastrean su entorno de TI y recogen muchos o la mayoría de sus activos. Las versiones más nuevas son nativas de la nube y algunos tipos incluso ofrecen mapeo de dependencias en hardware, software y múltiples nubes.
  • Base de datos ITAM. Puede tener una base de datos ITAM dedicada, o puede superponerse con su Base de datos de administración de configuración (CMDB) o herramientas CMS. Si su base de datos de ITAM es independiente, establezca un proceso y una política para compartir estos datos.

Otra herramienta ITAM debería ser la automatización y la orquestación

Las herramientas respaldadas por una potente automatización pueden proporcionar a los administradores de activos de TI todos los datos que necesitan para responder al qué, cuándo y cómo de la administración de hardware y software.

Sin embargo, cuando se trata de herramientas, advertimos: ninguna herramienta por sí sola resolverá sus problemas de ITAM. Es por eso que su estrategia de ITAM debe ser gradual: no puede hacer todo bien de una sola vez.